[무역영어] 프로젝트 흐름도 및 무역영어 사용

미래 먹거리에 대한 고찰 및 방향 제시는 회사 운명을 좌지우지할 만큼 중대사 한 문제이다. 회사의 존재 목적은 큰 축에서 본다면 이윤을 극대화하는데 모든 역량과 에너지를 쏟기 때문이다. 침체된 경기 상황 속에서는 더욱이 몸집을 간소화 시켜 자신 있는 사업분야에 집중 투자하는 방식을 채택하기도 한다. 여기에 적용되는 공식이 간단하게 말하면 선택과 집중이라고 하겠다. 수 만가지 처리해야 할 사업 분야에서 임원진들의 의사 결정을 통해서 한 개의 사업이 선정이 되고 짧게는 1년 길게는 2년 여의 기간 동안 설비투자를 하게 된다. 이때 필요한 지식은 프로젝트를 전반적으로 바라볼 수 있는 통찰력이라고 하겠다. 즉, A부터 Z까지 전체의 프로젝트 흐름을 계획하고 바라 볼 줄 알아야 하는 것이다. 사업선정, 계약, 시공, 설치, 시운전, 운영, AS까지 공장의 설치부터 안정화까지 소요되는 시간은 대략 3년정도의 시간이 걸린다고 볼 때, 전체 계획을 세운다는 것은 그 무엇보다도 중요한 요소라고 하겠다.

 

프로젝트 선정

 

연말이 되면 각 부서별로 차기 연도 사업계획표를 발표하게 된다. 회사가 앞으로 나아가야 할 방향, 수익을 극대화하기 위한 방안, 원가를 절감할 수 있는 방안 등 한 해를 마무리하면서 잘했던 점과 잘못했던 점을 분석한다. 특히, 잘못한 점과 미흡한 부분은 이슈화하여 내년도 사업계획에 반영시켜서 문제점을 보완하고 개선시켜 결국에는 원가 절감을 통해 회사 이윤을 증대하는데 주안점을 두게 된다. 회사는 매년, 매달, 매일 시대적 변화의 흐름 속에서 잘 적응하여 성공적으로 그 변화라는 거대한 바닷속에 몸짓을 변화시켜 잘 적응하는 것이 중요하기 때문이다. 해저 2만리 깊은 바닷속에 서식하는 생물체가 그 상황 속에 적응하여 몸을 변형시키듯 말이다. 즉, 산적해 있는 문제점 및 이슈거리에서 한가지의 목표를 선정하는 것 그리고 이것을 어떻게 개선시킬 것인가를 고민하는 것이 가장 중요하다고 보겠다. 그래야지만 다음 단계인 설비 투자 및 공사 및 수입 프로세스가 이뤄지기 때문이다.

 

프로젝트 설계

 

사업분야가 선정이 되면 설계사와 같이 작업이 들어간다. 설계의 목적은 운영팀의 의견을 반영하고, 건축 및 토목의 상황여건에 맞게 초안 설계 후 수정 작업이 지속된다. 마치 하얀색 도화지에 어떠한 방식으로 운영을 하겠다라는 전체적인 흐름을 스케치하면서 그 뒤에 살을 덧 붙여 가는 것과 같다고 보면 된다. 초안이 나오면 그것을 가지고 업체들과 사전 모의를 통해서 머릴 맞대고 고민 고민 하며 다음 단계로 진행하게 되는 것이다.

 

업무 부서 및 업체 선정

 

이 프로젝트를 시공하기 위해 대략적인 예산이 편성된다. 이를 예상가 혹은 줄여서 예가라고 불린다. 선정해야 할 요소는 무궁 무지하게도 다양하다. 부지선정, 시공업체 선정, (시공업체에는 토목업체, 건축업체, 전기업체, 수도업체, 설비업체가 포함된다.) 설비업체, 운영팀 그리고 시공팀, 무역팀, 총무팀, 재무팀 등 다양한 부서의 유기적인 업무 협조로 일은 진행된다. 어디 업체가 할 것인가부터 시작해서 시공 주최는 누가 할 것인가? 그리고 언제 어떻게 할 것인가? 라는 것이 수많은 논의와 미팅을 통해서 한걸음 한걸음 앞을 향해 나아가게 된다. 마치 시곗바늘이 움직이기 위해서는 그 이면에 눈에 보이지 않는 톱니바퀴 같은 태엽들이 한치의 오차도 없이 서로 맞물려 돌아가듯이 각 부서별 유기적은 팀플레이 즉 협조는 가장 중요한 요소라고 생각한다.

 

건축공사

 

건축공사의 경우 큰 축에서 보면 토목공사를 포함한다고 생각하면 된다. 부지 선정 이후 토지 개간 작업 이후 레미콘, 철근, 철골, 판넬과 같은 자재 투입 및 인력을 통해서 시공을 하게 된다. 설비와 별도로 건축법상 그리고 도면대로 건물을 짓게 되면 큰 문제가 없는 이상 준공을 받게 된다. 준공이라 함은 공식적으로 토지대장에 등재되어 실질적으로 그 목적에 맞게 운영을 할 수 있게 준비가 된 상태라고 보면 되겠다.

 

설비공사

 

설비 즉, 건축물이 완료가 되면 그 안에 설비 설치가 이루어지게 된다. 이는 건축공사와 달리 설비 자재 및 인력이 투입하게 된다. 사실, 이 설비공사라는 항목을 놓고만 보더라도 많은 이야깃거리가 있다. 하지만 여기서는 개략적인 내용만 적도록 하겠다.

 

• 외국게 기업과 계약

 

외국계 설비를 주로 사용한다. 특히, 사업 분야 특성 상 네덜란드 업체가 주이고, 적게나마 이탈리라, 미국, 덴마크 설비 및 프랑스 에서도 거래를 하고 있다. 아무튼, 설비 내용 파악, 계약금 조정 (Negotiation) 및 계약 체결까지 모든 서류상 작업은 비즈니스 언어인 영어로 진행된다. 계약방식으로는 신용도 문제가 있을 경우, L/C(letter of Credit;신용장) 조건으로 하기도 하고, T/T(Telegraphic Transfer;전신환 송금) 조건이 있기도 하다. 주로, 큰 프로젝트의 경우에는 신용장 조건을 선호한다.

 

• 제품생산기간

 

유럽의 경우, 물건을 미리 만들어 두지는 않는다. 계약이 이뤄지고 계약금 내지는 선급금이 입금이 되는 시점부터 제품 생산에 들어간다. 생산기간은 제품 별 설비 별로 대동소이(大同小異)하다. 설비제작의 경우 1년여의 시간이 걸리기도 하며, 액상 제품의 경우 3주정도가 소요되기도 한다.

 

 

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• 수입 미 수출 진행

 

제품 선적이 준비가 되면, 수출자에서는 수출을 수입자 측에서는 수입을 진행한다. 여기서 중요한 것은 어떤 것으로 이동할 것이며, 조건을 어떻게 할 것인가 이다. 변화무쌍한 날씨 상태와 코로나 같은 세계적인 그리고 사회적 문제가 대두되는 시점에 한 치 앞도 예상하지 못하는 여건 속에서 불확실성, 혹시 모를 잠재적인 리스크를 최소화 하기 위한 고민 단계이다. 선박을 통해서 운반할 것인가? 아니면 항공기를 통해서 수출 또는 수입할 것인가? 고민이 된다. 그리고 수입조건을 어떻게 할 것인가 하는 것이다. 수출자에게 이로운 EXW 조건부터 수입자가 선호하는 DDP 조건이 있다. 보통은 그 절충안을 통해서 CIF 조건 내지는 FOB 조건이 일반적인 사항이라고 보면 되겠다.

 

• 수입통관

 

물건을 네덜란드에서 국내 도착지까지 이동시키기 위해서 필요한 것은 통관이다. 통관이라 함은 수입되는 물품에 대해서 정부가 고시하는 관세 및 부가세를 납부하는 일례의 절차라고 보면 된다. 통관처리를 위해서는 기본적으로 커머셜 인보이스(Commercial invoice), 팩킹리스트(Packing list), 원산지증명서(Country of Orighin) 및 BL(Bill of loading)이 필요하다. 특히, BL의 경우에는 선사에서 꼭 필요한 문서로서 선하증권의 개념이 있다. 즉 BL 소지자가 물건의 주인이 되기 때문에 가장 중요하다. LC 조건으로 진행하게 된다면 추가적으로 은행이 개입하게 된다. 이를 Issue Bank 즉 LC 개설 은행이라고 불린다. 이 은행을 통해서 선적서류가 들어오게 된다. 그렇게 되면 수입자 측은 선적서류 도축 후 영업일 5일 이내에 수입 대금을 결재한 후 선적서류를 수령해야 한다. 수입자 측은 BL은 각 선사별 오비엘 접수처에 원본을 등기로 보내서 선사로부터 물건을 운반할 수 있게 해야 한다.  그리고, 선적서류 나머지 인보이스, 팩킹리스트, 보험증서, 원산지증명서를 관세사에 제출하여 통관 처리가 진행되도록 해야 한다. 통관 처리기간은 대략 1주일 이내이다. 통관 및 오비엘 접수가 완료되면 원하는 날짜에 운반이 가능하다.

 

• 외자설비 설치

 

설비 및 물건이 현장에 도착하면, 외국인 엔지니어 시공팀이 들어와서 설치를 진행한다. 보통 항공비 및 인건비를 고려하여 PM 및 감독자 2명만 오는 경우가 많다. 그리고 작업 인력은 한국인이 한다. 설치 후에는 설비가 제대로 되었는지 테스트 단계인 시운전(Commissioning)을 진행 한다. 실 가동 전 최대한 실 생산과 동일한 환경 조건을 조성하여 완전한 테스트가 이뤄지도록 한다. 보증기간은 계약마다 다르지만 보통 1년이다. 다른 경우에는 엔지니어들이 대거 들어온적이 있있기도 하다. 그럴 경우 통역을 하는데 많은 시간을 보냈다.

프로젝트 진행 중 네덜란드 및 폴란드 엔지니어와 함께

• A/S

 

설치 후, 1년여의 시간 동안 문제점이 발생한다. 이를 트러블슈팅(trouble shooting)이라고 한다. 문제가 발생하게 되면 24시간 헬프데스크를 통해서 해결해야 한다. 최단 시간 해결하여 생산에 지장이 안되도록 해야 한다. 이 기간이 불안정한 단계라고 보면 된다. 이러한 기간을 거쳐 자재 구비 및 정비가 익숙해지는 순간 안정화 단계에 돌입하게 된다. 그렇기 때문에 A/S 기간은 중요하다.

 

• 외산자재 구매

 

예방정비 목적으로 1년 단위로 주기적으로 파트 구매 즉 수입을 한다. 국내 제품으로 대체할 수 있는 것은 국산화하며,, 해외에서 제작 및 수입해야 할 물품은 안전 재고량이 떨어지게 미리미리 구매해야 한다. 이것이 구매부서의 존재의 이유이다. 생산부터 또는 공무팀에서 필요한 해외 물품 리스트를 확보하여 납기일까지 물품을 수입하는 것 그것이 가장 중요한 업무 특징이다.

 

생산 및 운영

 

모든 것이 준비가 되면 운영팀에 인수 인계한다. 이를 명명하여 턴키 프로텍트(Turnkey(Turnkey project)라고 한다. 프로젝트가 다 완료가 되면, 운영자가 운영할 수 있게 키를 넘겨준다는 의미에서 턴키라고 불린다. 굴직한 프로젝트의 경우 짧게는 1년 길게는 2년여의 시간이 들게 되며, 안정화 시키는 데는 최소 3년이 걸린다. 즉 프로젝트 시행 단계에서 약 5년여의 시간이 지나면 안정화가 되는 것이다.

 

전체적인 프로젝트 흐름도를 찬찬히 바라보고 있노라면, 영어를 이용해야 하는 분야가 있다. 즉 외국 업체와의 계약, 설계, 수입, 설치, 시운전, A/S 그리고 외산자재 구매이다.. 특히, 계약과 수입 단계는 무역실무가 꼭 필요한 부분이다. 기본적인 무역의 밑바탕은 업무를 수월하게 진행시키는 데 도움이 된다. 그런 의미에서 무역영어는 실제 업무에 도움이 된다고 생각한다. 꼭 관세사처럼 전문가는 아니라도, 은행에서처럼 LC 조건을 상세히 알지 못해도, 선사처럼 선적 스케줄을 정확히 알지는 못해도 전반적인 흐름 숲을 보는 안목에는 도움이 된다. 그래야 적재 적소에 적합한 업체 선정으로 일처리가 매끄럽게 진행되도록 일조하기 때문이다.

 

전 포스팅에서 영어는 비즈니어 언어라고 했다. 중국, 이탈리아, 덴마크, 네덜란드, 프랑스 등 다양한 국가와의 프로젝트 계약에서부터 설치 및 물건 수입을 도맡아 해 오는 입장에서 본다면 그들과의 소통을 해줄 수 있는 좋은 매개체 임은 부정할 수 없는 사실이다. 중국어나, 프랑스 혹은 중국어를 배울 필요 없이 수입 업무가 가능하기 때문이다.

 

정리하며, 무역업무를 함에 있어서 영어가 중요하다는 사실은 누구도 부정하지 못할 팩트이다.